Question 1

Was ist ein digitales Prüfheft und brauche ich das als KMU?

Accepted Answer

Ein digitales Prüfheft ersetzt Papierordner und Excel-Listen für wiederkehrende Prüfungen Ihrer Anlagen. Ordinoo ist ein solches Prüfheft für produzierende KMU im DACH-Raum: Sie verwalten Anlagen, Prüfintervalle und Ergebnisse zentral und dokumentieren jede Prüfung mit Zeitstempel. Sinnvoll ist das, sobald Sie mehrere prüfpflichtige Arbeitsmittel im Blick behalten müssen.

Question 2

Was ist Ordinoo genau?

Accepted Answer

Ordinoo ist ein ruhiges digitales Prüfheft für produzierende KMU in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Sie legen Ihre Anlagen mit Standort und Prüfintervall an, drucken pro Anlage einen QR-Code und dokumentieren jede Prüfung. Das Dashboard zeigt, was ansteht oder überfällig ist. Ordinoo ist kein Compliance-System und keine Automatisierungsplattform – es dokumentiert sauber, mehr nicht.

Question 3

Für wen ist Ordinoo gedacht?

Accepted Answer

Ordinoo richtet sich an produzierende KMU im DACH-Raum – etwa Metallbau, Maschinenbau, Holzverarbeitung, Lebensmittelproduktion oder Logistik. Typische Nutzer sind Betriebsleiter, technische Leiter, Sicherheitsfachkräfte und Produktionsverantwortliche, die ihre Prüfpflichten ohne Papierordner organisieren möchten. Mitarbeiter in der Produktion nutzen nur den QR-Code – ohne eigenes Konto. Eine Übersicht nach Branche finden Sie unter /branchen.

Question 4

Wie schnell kann ich mit Ordinoo starten?

Accepted Answer

Sie können am ersten Tag starten. Die Registrierung dauert etwa zwei Minuten, danach legen Sie Ihre ersten Anlagen an und drucken die QR-Codes. Sie müssen nicht alles auf einmal erfassen – beginnen Sie mit fünf Anlagen und erweitern Sie schrittweise. Eine Übersicht der ersten Schritte finden Sie unter /features.

Question 5

Brauche ich technisches Wissen oder muss meine IT eingebunden werden?

Accepted Answer

Nein. Ordinoo läuft vollständig im Browser – keine Installation, keine Firewall-Ausnahme, kein IT-Ticket. Wer eine Excel-Tabelle bedienen kann, kann Ordinoo einrichten. Die 14-tägige Testphase können Sie als Betriebsleiter allein starten, ohne Kreditkarte. Für Mitarbeiter ist es noch einfacher: QR-Code scannen, Ergebnis eintragen, fertig.

Question 6

Wie lange dauert die Einrichtung im ganzen Betrieb?

Accepted Answer

Für einen Betrieb mit 20 bis 50 Anlagen rechnen Sie mit einem halben bis einem Tag. Pro Anlage brauchen Sie ein bis zwei Minuten, dazu kommen Drucken und Anbringen der QR-Codes. Eine Einweisung der Mitarbeiter dauert wenige Minuten, weil es nichts zu installieren oder anzumelden gibt. Sie können jederzeit weitere Anlagen ergänzen.

Question 7

Welche Prüfpflichten kann ich mit Ordinoo dokumentieren?

Accepted Answer

Praktisch alle wiederkehrenden Prüfungen Ihrer Arbeitsmittel – etwa ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel, Gabelstapler, Krane, Feuerlöscher, Regalanlagen, Leitern oder Druckbehälter. Ordinoo ist vorschriftenagnostisch: Sie legen Intervall und Prüfanweisung selbst fest. Welche Anlagen prüfpflichtig sind, ergibt sich aus den Vorschriften Ihres Landes und Ihrer Gefährdungsbeurteilung. Eine Übersicht typischer Anlagen finden Sie unter /branchen.

Question 8

Funktioniert Ordinoo für Deutschland, Österreich und die Schweiz?

Accepted Answer

Ja. Ordinoo ist für den gesamten DACH-Raum entwickelt und vorschriftenagnostisch. Sie konfigurieren Intervalle und Prüfanweisungen frei – passend zu DE (DGUV V3, BetrSichV, TRBS, ArbSchG), AT (ASchG, AM-VO) oder CH (VUV, EKAS, SUVA, ESTI/NIV). Die rechtliche Auslegung bleibt bei Ihren Fachkräften, Ordinoo übernimmt die Dokumentation.

Question 9

Bildet Ordinoo die DGUV Vorschrift 3 ab?

Accepted Answer

Ja, ebenso wie die österreichischen und schweizerischen Pendants. Sie legen für jede Anlage das passende Prüfintervall und die Prüfanweisung an – etwa für ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel. Ordinoo überwacht die Fristen und dokumentiert jede Prüfung mit Zeitstempel und Prüfvermerk. Die Prüfung selbst führt eine befähigte Person oder Elektrofachkraft durch.

Question 10

Kann ich das Prüfintervall selbst festlegen oder schreibt das Gesetz eine feste Frist vor?

Accepted Answer

Sie legen das Intervall selbst fest. Viele Vorschriften nennen nur eine Höchstfrist – Sie dürfen kürzer prüfen, etwa wenn Ihre Gefährdungsbeurteilung das vorsieht. In der Schweiz (VUV) bestimmt der Betrieb das Intervall ohnehin auf Basis von Herstellerangaben und Risiko. Ordinoo schreibt Ihnen keine Frist vor, sondern überwacht die von Ihnen gesetzte.

Question 11

Wer darf eine Prüfung durchführen – und was macht Ordinoo dabei?

Accepted Answer

Die Prüfung selbst führt eine befähigte Person oder, bei elektrischen Anlagen, eine Elektrofachkraft durch – das schreiben die Vorschriften vor. Ordinoo ersetzt diese Person nicht, sondern dokumentiert, was sie festgestellt hat. Der Name der prüfenden Person kann beim Eintragen erfasst werden und erscheint im PDF-Bericht.

Question 12

Ist eine digitale Prüfdokumentation rechtlich gleichwertig mit einem Papierbuch?

Accepted Answer

In der Regel ja. Eine elektronische Aufzeichnung ist im DACH-Raum üblich und anerkannt, sofern sie nachvollziehbar, zeitlich zugeordnet und der prüfenden Person zuschreibbar ist – genau das leisten Ordinoos PDF-Berichte mit Zeitstempel und Prüfvermerk. Ob ein bestimmter Nachweis in Ihrem Fall ausreicht, klären Sie mit Ihren Fachkräften oder der Aufsichtsbehörde.

Question 13

Was sieht mein Mitarbeiter, wenn er den QR-Code scannt – braucht er eine App oder ein Konto?

Accepted Answer

Nein, weder App noch Konto noch Anmeldung. Der Mitarbeiter scannt den QR-Code an der Anlage mit dem Smartphone, das Prüfformular öffnet sich direkt im Browser. Er sieht die Prüfanweisung und trägt das Ergebnis ein: OK oder Nicht-OK, einen Messwert und eine Notiz. Genau diese öffentliche Erfassung ohne Login ist das Kernmerkmal von Ordinoo.

Question 14

Schaffen das meine Mitarbeiter in der Produktion ohne Schulung?

Accepted Answer

Ja. Für Mitarbeiter gibt es nichts einzurichten: QR-Code scannen, Ergebnis eintragen, fertig. Kein Login, keine App, keine Vorkenntnisse. Wir empfehlen eine kurze Demonstration von fünf Minuten beim ersten Einsatz – mehr braucht es erfahrungsgemäß nicht, auch nicht für weniger technikaffine Kollegen.

Question 15

Prüft Ordinoo automatisch, ob ein Messwert im erlaubten Bereich liegt?

Accepted Answer

Nein. Ordinoo erfasst den Messwert mit Zeitstempel und dokumentiert ihn revisionssicher – es vergleicht ihn aber nicht automatisch mit einem Grenzwert. Die Bewertung, ob ein Wert in Ordnung ist, bleibt bei der qualifizierten prüfenden Person. So bleibt klar, wer die fachliche Entscheidung trägt, und Sie behalten die Kontrolle über die Beurteilung.

Question 16

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter „Nicht-OK“ einträgt?

Accepted Answer

Die Anlage erhält den Status DEFECT, sichtbar im Dashboard und im PDF-Bericht. Der Mangel ist damit dauerhaft und mit Zeitstempel dokumentiert. Ob die Behebung erfolgte, halten Sie als spätere Prüfung fest, sodass der Verlauf nachvollziehbar bleibt. Im Plus-Tarif unterstützen zusätzliche Eskalations-Erinnerungen dabei, einen offenen Mangel nicht zu übersehen.

Question 17

Wie funktioniert die Statusüberwachung mit OK, OVERDUE und DEFECT?

Accepted Answer

Ordinoo berechnet den Status jeder Anlage laufend aus der letzten Prüfung und dem Intervall – er wird nie fest gespeichert. OK heißt geprüft und in Ordnung, PENDING heißt bald fällig, OVERDUE heißt Frist überschritten, DEFECT heißt ein Mangel wurde erfasst. Das Dashboard zeigt jederzeit, was ansteht. Per E-Mail erinnert Ordinoo zusätzlich an fällige Prüfungen.

Question 18

Wie erhalte ich auditreife Berichte für Behörden oder Versicherung?

Accepted Answer

Sie wählen den Umfang der Anlagen, den Zeitraum und den Umfang der Inhalte und klicken auf „Bericht erstellen“ – das fertige PDF entsteht in Sekunden. Der Prüfbericht enthält Prüfgegenstand, Prüfstatus mit nächster fälliger Prüfung, die Prüfhistorie und eine Mängelliste; mit dem Umfang „Mit Messwerten“ (Tarif Plus) zusätzlich alle Messwerte mit Sollbereich. Er eignet sich als Prüfnachweis gegenüber Aufsichtsbehörde, Unfallversicherung oder Versicherer – in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Es ist eine Dokumentation der durchgeführten Prüfungen, keine Bewertung der Vorschriftenkonformität. Mehr zu den Funktionen finden Sie unter /features.

Question 19

Funktioniert Ordinoo auf dem Smartphone und auch offline in der Halle?

Accepted Answer

Ordinoo läuft im Browser auf Smartphone, Tablet und Desktop – eine App ist nicht nötig. Beim Erfassen eines Ergebnisses brauchen Sie allerdings eine aktive Internetverbindung, da die Prüfung sofort gespeichert wird. In Hallen mit schwachem WLAN empfiehlt sich Mobilfunk oder ein zusätzlicher Access Point an den Anlagen.

Question 20

Kann ich Ordinoo für mehrere Standorte nutzen und getrennt auswerten?

Accepted Answer

Ja, im Plus-Tarif. Ordinoo Start umfasst einen Standort, Ordinoo Plus bis zu fünf Standorte mit getrennter Auswertung je Standort. Sie verwalten alle Anlagen in einem Konto und sehen pro Standort, was ansteht oder überfällig ist. Ein zweites Konto brauchen Sie für mehrere Werke nicht. Details unter /pricing.

Question 21

Kann mein externer Prüfdienstleister Ordinoo ohne Konto nutzen?

Accepted Answer

Ja. Externe Prüfer – etwa eine beauftragte Elektrofachkraft oder ein Prüfdienst – brauchen kein Ordinoo-Konto. Sie scannen den QR-Code an der Anlage und tragen das Ergebnis direkt im Browser ein. Der Eintrag wird sofort dem richtigen Anlagenprofil Ihres Betriebs zugeordnet, inklusive der Notiz zur prüfenden Person im Bericht.

Question 22

Kann ich meine bisherigen Excel-Prüflisten übernehmen?

Accepted Answer

Sie können sofort starten, einen automatischen Excel-Import gibt es aber noch nicht. Sie legen jede Anlage einmal an – Name, Standort und Prüfintervall sind in wenigen Minuten erfasst. Vorhandene Prüfhistorien hinterlegen Sie als Notiz im Anlagenprofil, damit der Kontext erhalten bleibt. Ab dem Start dokumentieren Sie alle neuen Prüfungen digital. Ein strukturierter Import ist geplant.

Question 23

Welche Rollen und Zugriffsrechte gibt es?

Accepted Answer

Es gibt zwei Kontorollen. Der Eigentümer (owner) hat Vollzugriff – inklusive Abrechnung, Organisationsdaten, Einstellungen und Nutzerverwaltung. Mitglieder nutzen alle Arbeitsfunktionen: Anlagen anlegen und bearbeiten, Prüfungen erfassen und Berichte erstellen; nur Abrechnung und Organisationsverwaltung bleiben dem Eigentümer vorbehalten. Wer ausschließlich Prüfungen erfassen soll, braucht gar kein Konto – das geht per QR-Code direkt an der Anlage.

Question 24

Wie viele Nutzer und Mitarbeiter kann ich verwalten?

Accepted Answer

Im Start-Tarif bis zu 5 Nutzer und bis zu 50 Mitarbeiter, im Plus-Tarif bis zu 25 Nutzer und unbegrenzt Mitarbeiter. Nutzer sind angemeldete Personen mit Konto; Mitarbeiter sind die Personen, denen Prüfungen zugeordnet werden – sie brauchen für das Scannen kein eigenes Konto. Die genauen Grenzen sehen Sie unter /pricing.

Question 25

Muss ich alle Anlagen auf einmal anlegen?

Accepted Answer

Nein. Sie können mit wenigen Anlagen beginnen und jederzeit weitere ergänzen. Viele Betriebe starten mit den wichtigsten oder am häufigsten geprüften Anlagen und bauen die Liste über die ersten Wochen aus. So bleibt der Einstieg überschaubar und stört den laufenden Betrieb nicht.

Question 26

Was kostet Ordinoo und gibt es eine kostenlose Testphase?

Accepted Answer

Ordinoo Start kostet 89 € pro Monat, Ordinoo Plus 149 € pro Monat (jeweils zzgl. gesetzl. MwSt). Sie testen Ordinoo 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte; ein Banner zeigt die Resttage. Einen dauerhaften Gratis-Tarif gibt es nicht. Alle Leistungen im Vergleich finden Sie unter /pricing.

Question 27

Warum soll ich monatlich zahlen, wenn Excel kostenlos ist?

Accepted Answer

Excel kostet nichts, verursacht aber stillen Aufwand: manuelle Listenpflege, übersehene Fristen und das Risiko, bei einer Kontrolle keinen sauberen Nachweis vorlegen zu können. Ordinoo überwacht Fristen, dokumentiert jede Prüfung mit Zeitstempel und erstellt auf Knopfdruck einen Bericht. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie viele Anlagen und Fristen Sie im Blick behalten müssen.

Question 28

Was ist der Unterschied zwischen Start und Plus?

Accepted Answer

Start (89 €/Monat) deckt einen Standort, bis zu 200 Anlagen, 50 Mitarbeiter, 5 Nutzer und eine einsehbare Historie von 5 Jahren ab. Plus (149 €/Monat) bietet bis zu 5 Standorte, unbegrenzt Anlagen und Mitarbeiter, 25 Nutzer, 10 Jahre einsehbare Historie, Eskalations-Erinnerungen, Berichte mit Messwerten und Prioritätssupport. Start passt für einen Standort, Plus für mehrere Werke. Vergleich unter /pricing.

Question 29

Wie funktioniert das Jahresabonnement – brauche ich einen Vertrag?

Accepted Answer

Das Jahresabo entspricht zehn Monatspreisen, Sie sparen also zwei Monate (Start 890 €, Plus 1.490 € pro Jahr, zzgl. MwSt). Es wird manuell eingerichtet: Sie melden sich über /contact, wir antworten binnen 24 Stunden. Einen langfristigen Vertrag unterschreiben Sie dafür nicht – die Abrechnung läuft wie üblich über Stripe.

Question 30

Gibt es eine Mindestlaufzeit und wie kündige ich?

Accepted Answer

Nein, es gibt keine Mindestlaufzeit. Sie kündigen monatlich, die Kündigung gilt zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums. Ein gekündigtes Abo können Sie reaktivieren, solange es noch nicht ausgelaufen ist. Tarifwechsel sind jederzeit möglich; Stripe rechnet anteilig (pro rata) ab. Ein Downgrade von Plus auf Start ist möglich, solange Ihre Nutzung in den Start-Limits liegt.

Question 31

Was passiert mit meinen Prüfprotokollen, wenn ich kündige?

Accepted Answer

Ihre Daten werden nicht gelöscht. Nach der Kündigung wechselt Ihr Konto in einen Lesemodus: bestehende Anlagen, Prüfungen, Protokolle und Berichte bleiben einsehbar – 5 Jahre im Start-Tarif, 10 Jahre im Plus-Tarif, je nach zuletzt genutztem Tarif. Neue Einträge und der Export sind im Lesemodus gesperrt. So verlieren Sie Ihre Dokumentation nicht.

Question 32

Was bedeutet der Lesemodus für eine spätere Behördenprüfung?

Accepted Answer

Sie und Ihre Mitarbeiter können im Lesemodus alle bestehenden Anlagendaten, Prüfprotokolle und den Prüfstatus weiterhin ansehen – auch für eine spätere Prüfung durch eine Aufsichtsbehörde oder Prüforganisation (etwa BG, AUVA oder SUVA). Gesperrt sind nur neue Einträge und der Datenexport. Reaktivieren Sie das Abo, stehen Ihnen wieder alle Funktionen offen.

Question 33

Speichert Ordinoo meine Kreditkartendaten?

Accepted Answer

Nein. Die Zahlungsabwicklung läuft vollständig über Stripe, einen etablierten Zahlungsdienstleister. Ordinoo sieht und speichert keine Kartendaten. Ihre Rechnungen stehen als PDF auf der Abrechnungsseite bereit. Für die 14-tägige Testphase ist ohnehin keine Kreditkarte nötig.

Question 34

Ist Ordinoo DSGVO-konform und wo werden meine Daten gespeichert?

Accepted Answer

Ordinoo ist auf DSGVO-konformen Betrieb ausgelegt. Ihre Daten liegen auf Cloud-Infrastruktur in Deutschland (Frankfurt, EU), werden verschlüsselt übertragen und gespeichert sowie automatisch gesichert. Für die datenschutzrechtliche Beurteilung Ihres Betriebs empfehlen wir Ihre eigene Datenschutzfachkraft. Mehr dazu unter /datenschutz.

Question 35

Wie sicher sind meine Daten technisch geschützt?

Accepted Answer

Ihre Daten werden bei der Übertragung verschlüsselt (TLS) und auch verschlüsselt gespeichert. Anmeldung und Identität verwaltet ein etablierter Authentifizierungsdienst; zusätzlich schützen Rate-Limiting und ein Account-Schutz gegen wiederholte Anmeldeversuche vor unbefugtem Zugriff. Automatische Backups sichern Ihre Daten regelmäßig. Konkrete Verfügbarkeitsgarantien (SLA) bieten wir derzeit nicht an.

Question 36

Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und wie erhalte ich ihn?

Accepted Answer

Ja. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir auf Anfrage bereit. Schreiben Sie uns dazu über /contact, dann erhalten Sie das Dokument für Ihre Unterlagen. Das ist in vielen Betrieben Voraussetzung für die Freigabe durch die Datenschutz- oder IT-Verantwortlichen.

Question 37

Werden meine Daten an Dritte weitergegeben?

Accepted Answer

Nein. Ihre Prüf- und Betriebsdaten werden weder zu Werbezwecken weitergegeben noch verkauft. Wir nutzen sie ausschließlich, um den Dienst bereitzustellen. Eingebundene Dienstleister – etwa für Hosting oder Zahlung (Stripe) – verarbeiten Daten nur in unserem Auftrag und nach den Vorgaben der DSGVO. Details unter /datenschutz.

Question 38

Kann ich einem jungen Anbieter meine Prüfdaten anvertrauen?

Accepted Answer

Eine berechtigte Frage. Dafür sorgen mehrere Punkte: Ihre Berichte lassen sich jederzeit als PDF herunterladen, nach einer Kündigung bleibt Ihre Historie im Lesemodus einsehbar (5 Jahre im Tarif Start, 10 Jahre im Tarif Plus), und einen AVV erhalten Sie auf Anfrage. So bleiben Ihre Daten zugänglich und exportierbar – unabhängig davon, wie sich Ihre Nutzung entwickelt.

Question 39

Bietet Ordinoo eine Schnittstelle zu ERP- oder Instandhaltungssystemen?

Accepted Answer

Derzeit nicht. Ordinoo ist bewusst ein schlankes Prüfheft und kein CAFM- oder ERP-System; eine API-Schnittstelle zu SAP, Infor oder ähnlichen Systemen gibt es aktuell nicht. Sie können Prüfberichte als PDF exportieren. Ein strukturierter Datenexport ist für eine spätere Version vorgesehen.

Question 40

Wer trägt die gesetzliche Verantwortung für die Prüfungen – wir oder Ordinoo?

Accepted Answer

Die Verantwortung bleibt vollständig bei Ihrem Betrieb. Der Unternehmer benennt die befähigte Person oder Fachkraft und verantwortet Durchführung und Richtigkeit der Prüfungen. Ordinoo führt keine Prüfungen durch und übernimmt keine Haftung für deren Ergebnis – es dokumentiert, was Ihre Fachkräfte festgestellt haben. Die rechtliche Auslegung der jeweiligen Vorschrift (DE, AT oder CH) bleibt ebenfalls bei Ihnen.

Question 41

Bin ich haftbar, wenn trotz Ordinoo eine Prüfung versäumt wird?

Accepted Answer

Die Verantwortung für fristgerechte Prüfungen liegt bei Ihrem Betrieb – Ordinoo ist kein Haftungsschutz. Was Ordinoo leistet: Es zeigt überfällige Prüfungen im Dashboard, erinnert per E-Mail und dokumentiert jede Prüfung revisionssicher mit Zeitstempel. Diese Dokumentation kann im Ernstfall als Nachweis sorgfältiger Betriebsführung dienen, ersetzt aber Ihre eigene Aufsicht nicht.

Question 42

Garantiert Ordinoo Compliance?

Accepted Answer

Nein. Ordinoo gibt keine Compliance-Garantie und ist kein Compliance-System. Es unterstützt Sie bei der Dokumentation und Fristenüberwachung, aber die Einhaltung aller Vorschriften verantwortet Ihr Betrieb. Wir übernehmen keine Gewähr für Vollständigkeit oder Richtigkeit der erfassten Inhalte – diese hängen von Ihren Eingaben und Prüfungen ab.

Question 43

Ersetzt Ordinoo eine rechtliche Beratung?

Accepted Answer

Nein. Ordinoo ist ein Werkzeug zur Dokumentation und keine Rechtsberatung. Aussagen zu Vorschriften und Fristen sind allgemeine Orientierung, kein verbindlicher Rat für Ihren Einzelfall. Für rechtliche Fragen oder die Auslegung einer Vorschrift wenden Sie sich an Ihre Fachkräfte, die zuständige Aufsichtsbehörde oder einen Rechtsbeistand.

Question 44

Was passiert bei einem technischen Datenverlust?

Accepted Answer

Wir sichern Ihre Daten regelmäßig über automatische Backups; gespeichert wird verschlüsselt auf Cloud-Infrastruktur in Deutschland (Frankfurt, EU). Sollte es trotz aller Vorkehrungen zu einem technischen Datenverlust auf unserer Seite kommen, arbeiten wir mit hoher Priorität an der Wiederherstellung. Für besonders wichtige Nachweise empfehlen wir zusätzlich, die PDF-Berichte regelmäßig herunterzuladen und abzulegen.

Häufige Fragen

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