Question 1

Was ist Ordinoo – und was ist ein digitales Prüfheft?

Accepted Answer

Ein digitales Prüfheft ersetzt Papierordner und Excel-Listen für die wiederkehrenden Prüfungen Ihrer Anlagen und Arbeitsmittel. Ordinoo ist ein solches Prüfheft für produzierende KMU in Deutschland, Österreich und der Schweiz: Sie legen Anlagen mit Standort und Prüfintervall an, bringen je Anlage einen QR-Code an und dokumentieren jede Prüfung mit Zeitstempel. Das Dashboard zeigt, was fällig oder überfällig ist. Ordinoo dokumentiert und erinnert – es ist kein Compliance-System und keine Automatisierungsplattform.

Question 2

Für wen ist Ordinoo gedacht?

Accepted Answer

Für produzierende KMU im DACH-Raum – etwa Metallbau, Maschinenbau, Holzverarbeitung, Lebensmittelproduktion oder Logistik. Typische Nutzer sind Betriebsleiter, technische Leiter, Sicherheitsfachkräfte und Produktionsverantwortliche, die ihre Prüfpflichten ohne Papierordner organisieren möchten. Mitarbeiter in der Produktion nutzen nur den QR-Code an der Anlage – standardmäßig ohne eigenes Konto. Eine Übersicht nach Branche finden Sie unter /branchen.

Question 3

Wie schnell bin ich startklar – und muss ich alle Anlagen auf einmal anlegen?

Accepted Answer

Sie können am ersten Tag starten. Die Registrierung dauert wenige Minuten, pro Anlage rechnen Sie mit ein bis zwei Minuten, wenn die Angaben vollständig vorliegen, dazu kommen Drucken und Anbringen der QR-Codes. Alles auf einmal müssen Sie nicht anlegen: Beginnen Sie mit den wichtigsten Anlagen und ergänzen Sie den Rest nach und nach. Eine bestehende Liste übernehmen Sie per CSV-Import. Oder Sie geben die Einrichtung ab – mit der kostenlosen Starthilfe richten wir bis zu 50 Anlagen für Sie ein: /starthilfe.

Question 4

Was ist die kostenlose Starthilfe?

Accepted Answer

Mit der Starthilfe richten wir bis zu 50 Ihrer prüfpflichtigen Anlagen kostenlos in Ordinoo ein – mit Prüfintervallen und druckfertigen QR-Codes. Sie schicken uns Ihre bestehende Liste, ob Excel, CSV, PDF oder Papierordner; aufbereiten müssen Sie nichts. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden an Werktagen, übergeben in einem Termin von etwa 30 Minuten online und bleiben während der Testphase Ihre Ansprechperson. Ihre 14 Testtage zählen ab diesem Starttermin – die Einrichtungszeit geht nicht davon ab. Haben Sie mehr als 50 Anlagen, importieren Sie den Rest als CSV, oder wir richten ihn zu einem vorab genannten Festpreis ein. Eine Kreditkarte brauchen Sie nicht. Prüfintervalle übernehmen wir aus Ihrer Liste, festlegen tun wir sie nicht; Prüfungen führen wir nicht durch, und rechtlich beraten wir nicht. Anfordern unter /starthilfe.

Question 5

Brauche ich eine App, eine Installation oder meine IT?

Accepted Answer

Nein. Ordinoo läuft im Browser auf Smartphone, Tablet und PC – keine Installation, keine Firewall-Ausnahme, kein IT-Ticket. Die 14-tägige Testphase starten Sie selbst, ohne Kreditkarte; wer eine Excel-Tabelle bedienen kann, kann Ordinoo einrichten. Zum Erfassen braucht das Gerät eine Internetverbindung. Bricht sie beim Absenden ab, bleibt die Eingabe erhalten und lässt sich erneut senden. In Hallen mit schwachem Empfang hilft ein WLAN-Zugangspunkt in der Nähe der Anlagen.

Question 6

Welche Prüfpflichten kann ich mit Ordinoo dokumentieren?

Accepted Answer

Praktisch alle wiederkehrenden Prüfungen Ihrer Arbeitsmittel – etwa ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel, Gabelstapler, Krane, Feuerlöscher, Regalanlagen, Leitern oder Druckbehälter. Ordinoo ist vorschriftenagnostisch: Sie legen Intervall und Prüfanweisung selbst fest. Welche Anlagen prüfpflichtig sind, ergibt sich aus den Vorschriften Ihres Landes und Ihrer Gefährdungsbeurteilung. Eine Übersicht typischer Anlagen finden Sie unter /branchen.

Question 7

Funktioniert Ordinoo in Deutschland, Österreich und der Schweiz – etwa für die DGUV Vorschrift 3?

Accepted Answer

Ja. Ordinoo ist für den ganzen DACH-Raum gebaut und schreibt keine Vorschrift fest ein: Sie legen Intervalle und Prüfanweisungen selbst an – passend zu DE (DGUV Vorschrift 3, BetrSichV, TRBS, ArbSchG), AT (ASchG, AM-VO) oder CH (VUV, EKAS, SUVA, ESTI/NIV). Für ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel etwa hinterlegen Sie das Intervall aus Ihrer Gefährdungsbeurteilung; Ordinoo überwacht die Frist und dokumentiert jede Prüfung. Die rechtliche Auslegung bleibt bei Ihren Fachkräften.

Question 8

Kann ich das Prüfintervall selbst festlegen oder schreibt das Gesetz eine feste Frist vor?

Accepted Answer

Sie legen das Intervall selbst fest. Viele Vorschriften nennen nur eine Höchstfrist – Sie dürfen kürzer prüfen, etwa wenn Ihre Gefährdungsbeurteilung das vorsieht. In der Schweiz (VUV) bestimmt der Betrieb das Intervall ohnehin auf Basis von Herstellerangaben und Risiko. Ordinoo schreibt Ihnen keine Frist vor, sondern überwacht die von Ihnen gesetzte.

Question 9

Ist eine digitale Prüfdokumentation rechtlich gleichwertig mit einem Papierbuch?

Accepted Answer

In der Regel ja. Eine elektronische Aufzeichnung ist im DACH-Raum üblich und anerkannt, sofern sie nachvollziehbar, zeitlich zugeordnet und der prüfenden Person zuschreibbar ist. Ordinoo speichert jeden Prüfeintrag mit Zeitstempel und – wenn erfasst – dem Namen der prüfenden Person und gibt beides im PDF-Bericht aus. Ob ein bestimmter Nachweis in Ihrem Fall ausreicht, klären Sie mit Ihren Fachkräften oder der Aufsichtsbehörde.

Question 10

Was sieht mein Mitarbeiter beim Scannen – braucht er eine App, ein Konto oder eine Schulung?

Accepted Answer

Nein. Der Mitarbeiter scannt den QR-Code an der Anlage mit der Handykamera, das Prüfformular öffnet sich im Browser – standardmäßig ohne Anmeldung. Er beantwortet „Ist alles in Ordnung?“ mit „Ja, in Ordnung“ oder „Nein, Mangel“, bei Messungen trägt er den Messwert ein; ein Foto und eine Notiz kann er ergänzen. Wurde nicht geprüft, wählt er „Prüfung nicht durchgeführt“. Eine kurze Vorführung beim ersten Einsatz genügt erfahrungsgemäß.

Question 11

Kann jeder, der den QR-Code scannt, Einträge machen?

Accepted Answer

Im Standardmodus „Offen“ ja – so können Mitarbeiter und externe Prüfer ohne Konto erfassen. Der Code enthält ein langes, zufälliges Kennzeichen, das sich nicht erraten lässt. Wer scannt, sieht nur das Nötige – Name, Foto, Inventarnummer und Standort der Anlage –, nicht aber Dokumente, Prüfhistorie oder Ihre übrigen Daten. Jeder Eintrag wird mit Zeitstempel gespeichert und lässt sich über den QR-Code nicht nachträglich ändern oder löschen. Strenger geht es mit „Nur mit Anmeldung“: Dann erfassen nur angemeldete Nutzer Ihres Betriebs.

Question 12

Was brauche ich für die QR-Etiketten – und was, wenn ein Code beschädigt ist?

Accepted Answer

Einen normalen Drucker. Je Anlage laden Sie das Etikett als PNG oder PDF herunter oder drucken es direkt: 80 mm breit, mit Anlagenname sowie Standort bzw. Inventarnummer unter dem Code. Im Freien oder in nasser Umgebung laminieren Sie es oder schützen es mit Klarsichtfolie. Der Code ist mit hoher Fehlerkorrektur erzeugt und bleibt auch mit Kratzern meist lesbar. Ist er doch beschädigt, drucken Sie ihn neu: Der Code einer Anlage ändert sich nicht, das neue Etikett funktioniert sofort.

Question 13

Was bedeuten die Status OK, Neu, Überfällig und Mangel?

Accepted Answer

Ordinoo berechnet den Status jeder Anlage laufend aus der letzten Prüfung und dem Prüfintervall. „OK“ heißt geprüft, in Ordnung und in der Frist. „Neu“ heißt noch nie geprüft – verstreicht die erste Frist, wird daraus „Überfällig“. „Überfällig“ heißt Frist überschritten. „Mangel“ heißt, bei der letzten Prüfung wurde ein Mangel festgestellt; dann gilt statt des Intervalls eine Nachprüffrist (Standard 14 Tage), bis eine Prüfung wieder „in Ordnung“ ergibt. „Prüfung nicht durchgeführt“ wird dokumentiert, setzt die Frist aber nicht zurück.

Question 14

Wie erinnert mich Ordinoo an fällige Prüfungen und offene Mängel?

Accepted Answer

Fällige und überfällige Prüfungen sowie ablaufende Qualifikationen und Dokumente meldet Ordinoo täglich in der App, unter der Glocke. Per E-Mail kommt das als eine Sammel-Nachricht pro Tag an die Besitzer, sobald Sie in den Einstellungen je Erinnerungsart den Kanal E-Mail dazuschalten. Montags gibt es auf Wunsch einen Wochenbericht per E-Mail. Im Tarif Plus kommen Eskalations-Erinnerungen hinzu: eine zusätzliche E-Mail, wenn eine Anlage länger als eine einstellbare Zahl von Tagen (Standard 7) überfällig oder mangelhaft bleibt.

Question 15

Prüft Ordinoo automatisch, ob ein Messwert im erlaubten Bereich liegt?

Accepted Answer

Optional. Sie können je Anlage einen Sollbereich hinterlegen (z. B. Minimum/Maximum) – erfasste Werte außerhalb markiert Ordinoo dann automatisch als Mangel, auch im PDF-Bericht. Ohne hinterlegten Sollbereich wird der Wert lückenlos mit Zeitstempel dokumentiert. Die fachliche Bewertung und die Verantwortung für das Prüfergebnis bleiben in jedem Fall bei Ihrer qualifizierten prüfenden Person – eine automatische Markierung ist ein Hinweis, kein Urteil.

Question 16

Wie erhalte ich Prüfnachweise für Behörde, Unfallversicherung oder Versicherer?

Accepted Answer

Sie wählen Anlagen, Zeitraum und Umfang und klicken auf „Bericht erstellen“ – das PDF entsteht in Sekunden. Der Prüfbericht enthält Prüfgegenstand, Prüfstatus mit nächster Fälligkeit, die Prüfhistorie und eine Mängelliste; mit dem Umfang „Mit Messwerten“ (Tarif Plus) zusätzlich alle Messwerte mit Sollbereich. Er dient als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörde, Berufsgenossenschaft, AUVA, SUVA oder Versicherer. Er dokumentiert die durchgeführten Prüfungen; eine Bewertung der Vorschriftenkonformität ist er nicht. Mehr zu den Funktionen finden Sie unter /features.

Question 17

Kann mein externer Prüfdienstleister mit Ordinoo arbeiten?

Accepted Answer

Ja, auf zwei Wegen. Ohne Konto: Externe Prüfer – etwa eine beauftragte Elektrofachkraft – scannen den QR-Code an der Anlage und tragen das Ergebnis im Browser ein; der Eintrag landet sofort in der Prüfhistorie Ihrer Anlage, auf Wunsch mit dem Namen der prüfenden Person. Mit Partnerzugang: Prüfdienstleister, die mit Ordinoo zusammenarbeiten, betreuen Ihren Betrieb über einen eigenen Zugang – Anlagen pflegen, Berichte erstellen und mit der Feld-App auch ohne Netz erfassen. Zahlungsfunktionen, die Rollen Ihres Teams und die Löschung Ihres Kontos bleiben ihnen verschlossen. Fragen dazu gern über /contact.

Question 18

Kann ich meine bisherigen Excel-Prüflisten übernehmen?

Accepted Answer

Ja. Speichern Sie Ihre Excel-Liste als CSV-Datei und importieren Sie sie – Ordinoo erkennt gängige Spaltenüberschriften (Name, Frequenz, Typ, Standort, Hersteller, Inventarnummer, Einheit) automatisch; eine Spalte „Kategorie“ wird als Label übernommen und lässt Sie die Zuordnung vor dem Import prüfen. Eine Spalte „Letzte Prüfung“ übernimmt das Datum der letzten Prüfung vor Ordinoo, sodass jede Anlage sofort eine korrekte nächste Fälligkeit hat. Auch Dokumente lassen sich per CSV importieren. Oder Sie überlassen uns die Übernahme: Die kostenlose Starthilfe richtet bis zu 50 Anlagen für Sie ein – /starthilfe.

Question 19

Welche Rollen und Zugriffsrechte gibt es – kann ich auch nur Lesezugriff geben?

Accepted Answer

Es gibt drei Rollen. Besitzer haben Vollzugriff – inklusive Abrechnung, Organisationsdaten, Einstellungen und Team; es kann mehrere Besitzer geben. Mitglieder erledigen die tägliche Arbeit: Anlagen, Prüfungen, Dokumente und Mitarbeiter pflegen. Leser sehen alles, ändern aber nichts – passend für Geschäftsführung, Auditoren oder Versicherer. Berichte und Datenexporte sind standardmäßig dem Besitzer vorbehalten; er kann sie in den Einstellungen für alle freigeben. Wer nur Prüfungen erfassen soll, braucht kein Konto – das geht per QR-Code an der Anlage.

Question 20

Wie viele Nutzer und Mitarbeiter kann ich verwalten?

Accepted Answer

Im Tarif Ordinoo Start bis zu 5 Nutzer und bis zu 50 Mitarbeiter, im Tarif Ordinoo Plus bis zu 25 Nutzer und unbegrenzt Mitarbeiter. Nutzer sind Personen mit eigenem Ordinoo-Konto – Besitzer, Mitglieder und Leser; offene Einladungen zählen mit. Mitarbeiter sind die Personen, denen Sie Prüfungen und Qualifikationen zuordnen – sie brauchen kein eigenes Konto, auch nicht zum Scannen. Die genauen Grenzen sehen Sie unter /pricing.

Question 21

Was kostet Ordinoo und gibt es eine kostenlose Testphase?

Accepted Answer

Ordinoo Start kostet 89 € pro Monat, Ordinoo Plus 149 € pro Monat (jeweils zzgl. gesetzl. USt). Sie testen Ordinoo 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte; buchen Sie danach nichts, entstehen keine Kosten. Einen dauerhaften Gratis-Tarif gibt es nicht. Lieber mit Unterstützung starten? Die Starthilfe ist ebenfalls kostenlos: /starthilfe. Alle Leistungen im Vergleich finden Sie unter /pricing.

Question 22

Was ist der Unterschied zwischen Start und Plus?

Accepted Answer

Ordinoo Start (89 €/Monat) deckt einen Standort, bis zu 200 Anlagen, bis zu 50 Mitarbeiter, bis zu 5 Nutzer und eine einsehbare Historie von 5 Jahren ab. Ordinoo Plus (149 €/Monat) bietet bis zu 5 Standorte mit standortübergreifenden Berichten, unbegrenzt Anlagen, unbegrenzt Mitarbeiter, bis zu 25 Nutzer, 10 Jahre Historie, Eskalations-Erinnerungen, Berichte mit Messwerten und Prioritätssupport. Ältere Prüfeinträge werden nur ausgeblendet, nicht gelöscht. Mehrere Werke verwalten Sie in einem Konto. Vergleich unter /pricing.

Question 23

Wie funktioniert das Jahresabonnement – brauche ich einen Vertrag?

Accepted Answer

Das Jahresabo entspricht zehn Monatspreisen, Sie sparen also zwei Monate (Ordinoo Start 890 €, Ordinoo Plus 1.490 € pro Jahr, zzgl. USt). Sie wählen die jährliche Abrechnung unter /pricing oder auf der Abrechnungsseite und schließen sie online über Stripe ab – ein gesonderter Vertrag ist nicht nötig. Das Jahresabo läuft 12 Monate und verlängert sich um jeweils 12 Monate. Die Kündigung wirkt zum Ende des laufenden Vertragsjahres (AGB Ziffer 7). Auf einen teureren Tarif wechseln Sie jederzeit, sofort wirksam. Einen Wechsel auf monatliche Abrechnung oder einen günstigeren Tarif merken Sie jederzeit vor – er wird zum Ende des Vertragsjahres wirksam, bis dahin bleibt Ihr Tarif bestehen, und eine Gutschrift für das laufende Jahr gibt es nicht.

Question 24

Gibt es eine Mindestlaufzeit und wie kündige ich?

Accepted Answer

Das hängt vom Abrechnungszeitraum ab. Das Monatsabo läuft einen Monat und ist monatlich kündbar – ohne Mindestlaufzeit. Das Jahresabo läuft 12 Monate; die Kündigung wirkt zum Ende des laufenden Vertragsjahres, bereits gezahlte Entgelte werden nicht anteilig erstattet (AGB Ziffer 7). Sie kündigen als Besitzer auf der Abrechnungsseite, behalten bis zum Ende des bezahlten Zeitraums vollen Zugriff und können die Kündigung bis dahin zurücknehmen. Ein Upgrade wirkt sofort und wird anteilig verrechnet. Ein Wechsel auf Ordinoo Start geht, solange Ihre Nutzung in dessen Grenzen passt – beim Monatsabo sofort, beim Jahresabo wird er zum Ende des Vertragsjahres vorgemerkt.

Question 25

Was passiert mit meinen Prüfeinträgen, wenn ich kündige?

Accepted Answer

Sie gehen nicht verloren. Nach dem Ende des Abonnements wechselt Ordinoo in den Lesemodus: Anlagen, Prüfhistorie, Dokumente und Berichte bleiben einsehbar – auch für eine spätere Kontrolle durch Behörde, Berufsgenossenschaft, AUVA oder SUVA. Gesperrt ist jede Änderung, auch neue Einträge über den QR-Code. Der Export bleibt bewusst offen: CSV-Exporte und PDF-Prüfberichte erzeugen Sie weiterhin. Nach den AGB (Ziffer 11) bleiben die Daten nach Vertragsende 5 Jahre einsehbar, bei Ordinoo Plus 10 Jahre; danach dürfen wir sie löschen. Mit einem neuen Abonnement arbeiten Sie jederzeit weiter.

Question 26

Speichert Ordinoo meine Kreditkartendaten?

Accepted Answer

Nein. Die Zahlungsabwicklung läuft vollständig über Stripe, einen etablierten Zahlungsdienstleister. Ordinoo sieht und speichert keine Kartendaten. Ihre Rechnungen stehen als PDF auf der Abrechnungsseite bereit. Für die 14-tägige Testphase ist ohnehin keine Kreditkarte nötig.

Question 27

Ist Ordinoo DSGVO-konform und wo werden meine Daten gespeichert?

Accepted Answer

Ordinoo ist auf DSGVO-konformen Betrieb ausgelegt. Ihre Daten liegen auf Cloud-Infrastruktur in Deutschland (Frankfurt, EU), werden verschlüsselt übertragen und gespeichert sowie automatisch gesichert. Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter; Dienstleister wie Hosting oder Zahlung (Stripe) verarbeiten sie nur in unserem Auftrag. Für die datenschutzrechtliche Beurteilung Ihres Betriebs empfehlen wir Ihre eigene Datenschutzfachkraft. Mehr dazu unter /datenschutz.

Question 28

Wie sind meine Daten geschützt – und was passiert bei einem Datenverlust?

Accepted Answer

Ihre Daten werden bei der Übertragung (TLS) und im Speicher verschlüsselt. Anmeldung und Identität verwaltet ein etablierter Authentifizierungsdienst; Rate-Limiting und ein Schutz gegen wiederholte Anmeldeversuche erschweren unbefugten Zugriff. Automatische Backups sichern Ihre Daten regelmäßig – käme es trotzdem zu einem Datenverlust auf unserer Seite, stellen wir mit hoher Priorität wieder her. Eine Verfügbarkeitsgarantie (SLA) bieten wir derzeit nicht. Besonders wichtige Nachweise legen Sie am besten zusätzlich als PDF ab.

Question 29

Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und wie erhalte ich ihn?

Accepted Answer

Ja. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir auf Anfrage bereit. Schreiben Sie uns dazu über /contact, dann erhalten Sie das Dokument für Ihre Unterlagen. Das ist in vielen Betrieben Voraussetzung für die Freigabe durch die Datenschutz- oder IT-Verantwortlichen.

Question 30

Kann ich einem jungen Anbieter meine Prüfdaten anvertrauen?

Accepted Answer

Eine berechtigte Frage – deshalb binden wir Sie nicht an uns. Ihre Daten gehören Ihnen (AGB Ziffer 11). Berichte laden Sie jederzeit als PDF herunter; Anlagen, Mitarbeiter, Dokumente und Prüfungen exportieren Sie als CSV – auch nach einer Kündigung, denn der Export bleibt im Lesemodus offen. Die Daten liegen in Deutschland (Frankfurt), einen AVV erhalten Sie auf Anfrage. Wer mit Ordinoo aufhört, verliert seine Prüfhistorie also nicht.

Question 31

Bietet Ordinoo eine Schnittstelle zu ERP- oder Instandhaltungssystemen?

Accepted Answer

Derzeit nicht. Ordinoo ist bewusst ein schlankes Prüfheft und kein CAFM- oder ERP-System; eine API-Schnittstelle zu SAP, Infor oder ähnlichen Systemen gibt es aktuell nicht. Für den Datenaustausch stehen CSV-Exporte bereit – für Anlagen, Mitarbeiter, Prüfungen und Dokumente –, Prüfberichte exportieren Sie als PDF. Anlagen und Dokumente lassen sich umgekehrt auch per CSV importieren.

Question 32

Wer ist für die Prüfungen verantwortlich – und garantiert Ordinoo Compliance?

Accepted Answer

Die Verantwortung bleibt bei Ihrem Betrieb, eine Compliance-Garantie gibt Ordinoo nicht. Der Unternehmer bestimmt die befähigte Person oder – bei elektrischen Anlagen – die Elektrofachkraft; sie führt die Prüfung durch und verantwortet das Ergebnis. Ordinoo ersetzt sie nicht: Es überwacht Ihre Fristen, erinnert und dokumentiert, was Ihre Fachkräfte festgestellt haben, mit Zeitstempel und – wenn erfasst – dem Namen der prüfenden Person. Wie eine Vorschrift in DE, AT oder CH auszulegen ist, entscheiden Sie und Ihre Fachkräfte.

Question 33

Ersetzt Ordinoo eine Rechtsberatung – und was, wenn trotzdem eine Prüfung versäumt wird?

Accepted Answer

Nein, Ordinoo ist ein Werkzeug zur Dokumentation, keine Rechtsberatung. Aussagen zu Vorschriften und Fristen sind allgemeine Orientierung; für Ihren Einzelfall sind Ihre Fachkräfte, die Aufsichtsbehörde oder ein Rechtsbeistand zuständig. Wird eine Prüfung versäumt, liegt das in der Verantwortung Ihres Betriebs – Ordinoo ist kein Haftungsschutz. Es sorgt aber dafür, dass es selten passiert: Das Dashboard zeigt Überfälliges sofort, Erinnerungen kommen in der App und auf Wunsch per E-Mail, und die lückenlose Dokumentation kann im Ernstfall eine sorgfältige Betriebsführung belegen.

Häufige Fragen

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