Dokumente suchen, filtern, Labels & CSV
In der Dokumentenliste finden Sie Unterlagen über Suche, Filter und Labels. Außerdem können Sie zwischen Karten- und Tabellenansicht wechseln, mehrere Dokumente auf einmal bearbeiten und Dokumente als CSV exportieren oder importieren.
Suchen & filtern
- In der Seitenleiste auf „Dokumente“ klicken.
- Im Suchfeld „Nach Dokumentname oder Verantwortlichem suchen...“ tippen — die Liste aktualisiert sich nach kurzer Verzögerung automatisch.
- Alternativ oben auf eine der Statuskacheln klicken: „Aktuell“, „Überprüfung fällig“, „Abgelaufen“ oder „Entwurf“.
- In der Label-Leiste ein Label auswählen, um nur passende Dokumente zu sehen.
- Über „Filter zurücksetzen“ alle aktiven Filter (als Chips angezeigt) wieder entfernen.
Hinweis
Suche, Statusfilter und Label-Filter wirken gleichzeitig. Auf großen Bildschirmen steht die Label-Leiste links neben der Liste; auf kleineren öffnen Sie sie über die Schaltfläche „Gruppen anzeigen“ (Symbol mit drei Strichen) oben neben „Neues Dokument“.
Ansicht, Labels & Mehrfachauswahl
- Ansicht: oben rechts in der Filter-Leiste zwischen „Kartenansicht“ und „Tabellenansicht“ umschalten.
- Label erstellen: in der Label-Leiste auf das „+“-Symbol klicken, im Dialog „Neues Label“ einen Namen eingeben, optional eine „Farbe“ wählen und bestätigen.
- Label filtern: zwischen „Alle Dokumente“, „Ohne Label“ (Dokumente ohne Zuordnung) und einem bestimmten Label wählen.
- Mehrere Dokumente per Checkbox auswählen — die Aktionsleiste bietet „Labels zuweisen“, „Löschen“ und für Besitzer zusätzlich „Freigeben“ (gibt jeweils die neueste Version frei).
Als CSV exportieren
- Optional zuerst Suche, Status- oder Label-Filter setzen, um den Export einzugrenzen.
- Auf „Exportieren“ klicken.
- Der Browser lädt eine Datei im Format „dokumente_export_JJJJ-MM-TT.csv“ herunter.
Die Datei enthält die Spalten Name, Status, Gültig bis, Letzte Aktualisierung und Verknüpfte Anlagen. Der Export folgt den Export-Einstellungen Ihrer Organisation — ab Werk dürfen nur Besitzer exportieren.
Tipp
Setzen Sie vor dem Export einen Statusfilter wie „Überprüfung fällig“, um gezielt nur die fälligen Dokumente in die CSV-Datei zu übernehmen.
Dokumente per CSV importieren
- Auf „Importieren“ klicken — neben „Exportieren“ oben rechts.
- Im Dialog „CSV-Import“ eine CSV-Datei ablegen oder auswählen.
- Das erkannte Spalten-Mapping prüfen und die Vorschau kontrollieren.
- Auf „Importieren“ klicken — der Button ist erst aktiv, wenn die Spalten „Name“ UND „Verantwortlich“ zugewiesen sind. Beide sind Pflichtfelder; Zeilen ohne Verantwortlichen werden abgewiesen.
- Unterstützte Spalten: Name (bzw. Bezeichnung, Dokument, Titel), Verantwortlich, Gültig bis, Beschreibung und Label. Eine Spalte „Kategorie“ wird als Label übernommen.
- Höchstens 500 Zeilen pro Import — größere Dateien teilen Sie auf.
- Datumsangaben im Format TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT.
- Je Zeile ein Label. Ein Label, das es noch nicht gibt, legt der Import an — bis zu 25 neue Labels pro Import.
- Importierte Dokumente starten als „Entwurf“, bis ein Besitzer sie freigibt.
Achtung
Der Import legt immer neue Dokumente an; bestehende werden nicht aktualisiert. Und die Export-Datei enthält keine Spalte „Verantwortlich“ — eine exportierte Datei lässt sich deshalb erst wieder importieren, wenn Sie diese Spalte ergänzen.
Hinweis
Dateien lassen sich nicht per CSV importieren — die hängen Sie danach je Dokument im Formular an.
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