Versionen, Freigabe & Status eines Dokuments
Jedes Dokument zeigt eine Versionshistorie und einen berechneten Status. Neue Versionen entstehen automatisch beim Bearbeiten; freigeben kann eine Version nur ein Besitzer.
Die Seite eines Dokuments
- In der Seitenleiste auf „Dokumente“ klicken und das gewünschte Dokument anklicken.
- Im Abschnitt „Datei“ laden Sie die Datei der aktuellen Version über „Herunterladen“.
- Im Abschnitt „Versionshistorie“ sehen Sie alle Versionen mit Nummer, Datum, Autor:in, einem kurzen Vermerk („Erstversion erstellt“ bzw. „Dokument aktualisiert“) und dem Status „Freigegeben“ oder „Entwurf“. Ältere Versionen mit Datei haben dort einen eigenen Download-Link mit dem Dateinamen.
- Unter „Kommentare“ hinterlassen Sie Hinweise für Ihr Team. Der Abschnitt „Verknüpfte Anlagen“ zeigt, an welchen Anlagen das Dokument hängt.
Hinweis
Eine neue Version legen Sie nicht direkt an — sie entsteht bei jeder Bearbeitung des Dokuments über „Bearbeiten“, auch wenn Sie nur die Frist oder die Beschreibung ändern und die Datei unverändert lassen (die neue Version übernimmt dann die bisherige Datei). Einen eigenen Änderungsvermerk tragen Sie dabei nicht ein. Die neue Version ist immer ein „Entwurf“; das Dokument gilt danach also als nicht freigegeben, bis ein Besitzer sie freigibt.
Version freigeben (nur Besitzer)
- In der „Versionshistorie“ bei einer Version mit dem Status „Entwurf“ auf „Freigeben“ klicken.
- Im Dialog „Version freigeben“ mit „Freigeben“ bestätigen.
- Mitglieder und Leser sehen die Versionshistorie, aber keine Schaltfläche „Freigeben“.
- Mehrere Dokumente auf einmal: in der Dokumentenliste per Checkbox auswählen und in der Aktionsleiste „Freigeben“ klicken. Freigegeben wird jeweils die neueste Version.
- Eine Freigabe lässt sich nicht zurücknehmen. War sie ein Irrtum, bearbeiten Sie das Dokument — die neue Version ist wieder ein „Entwurf“.
Was die Status bedeuten
Der Dokument-Status wird aus zwei Angaben berechnet: ob die neueste Version freigegeben ist und wann das „Gültig bis“-Datum liegt. Ein Statusfeld zum direkten Auswählen gibt es nicht.
- „Entwurf“ — die neueste Version ist noch nicht freigegeben. Dieser Status geht allen anderen vor, auch einem verstrichenen „Gültig bis“-Datum.
- „Aktuell“ — freigegeben und gültig: kein „Gültig bis“-Datum oder noch mindestens 30 Tage Zeit.
- „Überprüfung fällig“ — das „Gültig bis“-Datum ist heute oder liegt in weniger als 30 Tagen.
- „Abgelaufen“ — ab dem Tag nach dem „Gültig bis“-Datum.
Tipp
Sie steuern den Status also über zwei Hebel: das „Gültig bis“-Datum im Formular und die Freigabe der neuesten Version durch einen Besitzer.
Erinnerungen und Kalender
Hat ein Dokument ein „Gültig bis“-Datum, erinnert Ordinoo die Besitzer Ihrer Organisation 30 Tage und 7 Tage vorher sowie am Ablauftag. Ab Werk kommen diese Erinnerungen in der App an; ob zusätzlich per E-Mail, stellt ein Besitzer in den Einstellungen unter „Benachrichtigungen“ bei „Dokument-Erinnerungen“ ein.
Im Kalender erscheinen Dokumente am „Gültig bis“-Datum. Über den Filter „Dokumente“ blenden Sie sie ein oder aus.
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