Prüfbericht erstellen — in einem Schritt
Ein Prüfbericht fasst Ihre durchgeführten Prüfungen für einen Zeitraum zu einem PDF zusammen — als Nachweis für ein Audit, die Versicherung, eine Kundenübergabe oder das interne Archiv. Sie legen auf einer Seite fest, welche Anlagen der Bericht umfasst, welchen Zeitraum und wie ausführlich er ist, und klicken auf „Bericht erstellen“. Es gibt keinen mehrstufigen Assistenten und keinen separaten Schritt zum Generieren.
Schritt für Schritt
- In der Seitenleiste „Berichte“ öffnen und auf „Neuer Bericht“ klicken.
- Unter „Berichtsname“ einen Namen vergeben. Vorausgefüllt ist „Prüfbericht“ mit dem aktuellen Monat, etwa „Prüfbericht September 2026“. Die „Beschreibung“ ist optional.
- Unter „Was möchten Sie dokumentieren?“ wählen: „Alle Anlagen“, „Nach Standort“ (Standort aus der Liste wählen) oder „Einzelne Anlagen“ (Anlagen in der Liste ankreuzen).
- Unter „Zeitraum“ eine Voreinstellung wählen — „Dieser Monat“, „Letzter Monat“, „Dieses Quartal“, „Dieses Jahr“ oder „Letztes Jahr“ — oder „Eigener Zeitraum“ mit einem „Von“- und „Bis“-Datum.
- Unter „Umfang“ „Kompakt“, „Vollständig“ (vorausgewählt) oder „Mit Messwerten“ wählen.
- Auf „Bericht erstellen“ klicken. Nach wenigen Sekunden öffnet sich die „Berichtsvorschau“ mit dem fertigen PDF.
Hinweis
„Bericht erstellen“ ist erst aktiv, wenn ein Berichtsname eingetragen ist, der Zeitraum vollständig ist und bei „Einzelne Anlagen“ mindestens eine Anlage ausgewählt ist.
Tipp
Bei „Einzelne Anlagen“ gibt es die „Schnellauswahl nach Label“: Ein Klick auf ein Label wählt alle Anlagen mit diesem Label aus, ein zweiter Klick hebt die Auswahl wieder auf. Der Bericht übernimmt die Anlagen, die das Label in diesem Moment tragen — bekommt später eine weitere Anlage das Label, ist sie in diesem Bericht nicht enthalten.
Wer Berichte erstellen darf
Ein Prüfbericht zählt als Export. In einer neuen Organisation dürfen deshalb zunächst nur Besitzer Berichte erstellen, herunterladen und teilen. Ob auch Mitglieder und Leser das dürfen, legt ein Besitzer in den Einstellungen fest.
Wer Berichte erstellen darf„Alle Anlagen“ bei mehreren Standorten
Hat Ihr Betrieb mehr als einen Standort, ist ein Bericht über „Alle Anlagen“ standortübergreifend — und das ist im Tarif Ordinoo Plus enthalten. Ohne Plus wählen Sie in diesem Fall „Nach Standort“ oder „Einzelne Anlagen“. Mit nur einem Standort gibt es diese Einschränkung nicht.
Was ein Prüfbericht ist — und was nicht
Ein Prüfbericht ist ein Prüfnachweis: die saubere Dokumentation der durchgeführten Prüfungen mit Ergebnissen, Datum und prüfender Person. Er belegt, was geprüft wurde — er ist keine Bewertung der Vorschriftenkonformität und kein Bestehen-/Durchfallen-Urteil.
Hinweis
Im abschließenden Abschnitt „Bestätigung“ jedes PDF steht: „Dokumentation der durchgeführten Prüfungen. Keine Bewertung der Vorschriftenkonformität.“ Die Verantwortung für Durchführung und Richtigkeit der Prüfungen bleibt immer beim Betrieb.
Zeitraum
Der Bericht enthält alle Prüfungen, die im gewählten Zeitraum erfasst wurden. Das „Bis“-Datum kann nicht in der Zukunft liegen. Ein einzelner Bericht umfasst höchstens fünf Jahre — für längere Zeiträume erstellen Sie mehrere Berichte hintereinander.
Offene Mängel per E-Mail (nur Besitzer)
Besitzer sehen auf der Seite „Berichte“ zusätzlich die Schaltfläche „Offene Mängel per E-Mail“. Sie verschickt die aktuelle Liste der offenen Mängel als E-Mail an die Besitzer Ihrer Organisation. Das ist kein PDF-Bericht und wird nicht geplant — jeder Klick verschickt den Stand dieses Moments.
- Auf „Offene Mängel per E-Mail“ klicken.
- Der Dialog nennt die Anzahl der offenen Mängel und die Empfängeradressen.
- Mit „Jetzt senden“ verschicken oder mit „Abbrechen“ zurück. Der Versand steht danach unter „Aktivitäten“.
Hinweis
Eine gesendete E-Mail lässt sich nicht zurücknehmen. Prüfen Sie deshalb die Empfänger im Dialog, bevor Sie senden.
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