Wer Berichte erstellen darf & Daten exportieren (CSV, DSGVO)
Ein Prüfbericht ist ein Export — genau wie die CSV-Dateien aus Anlagen, Dokumenten, Mitarbeitern und Aktivitäten. Wer exportieren darf, steuern zwei Schalter in den Einstellungen. Ab Werk sind Exporte nur Besitzern erlaubt. Davon unabhängig kann jede Person ihre persönlichen Daten herunterladen.
Wer darf Berichte erstellen und exportieren?
Zwei Schalter im Abschnitt „Berichte und Daten“ der Einstellungen legen fest, wer exportieren darf:
- „Exporte erlauben“ — ab Werk eingeschaltet. Ist er aus, kann niemand Berichte erstellen, herunterladen oder teilen und niemand CSV-Exporte erzeugen, auch Besitzer nicht.
- „Exporte nur für Besitzer“ — ab Werk ebenfalls eingeschaltet und nur sichtbar, solange „Exporte erlauben“ an ist. Solange er an ist, dürfen nur Besitzer exportieren.
Achtung
In einer neuen Organisation können Mitglieder und Leser deshalb zunächst keine Berichte erstellen, herunterladen oder teilen und keine CSV-Exporte erzeugen. Die Berichte-Liste sehen sie trotzdem, aber das PDF lässt sich nicht öffnen. Soll Ihr Team Berichte erstellen, schaltet ein Besitzer „Exporte nur für Besitzer“ aus.
- Einstellungen öffnen (Benutzermenü oben rechts → „Einstellungen“).
- Im Abschnitt „Berichte und Daten“ auf „Bearbeiten“ klicken.
- „Exporte nur für Besitzer“ ausschalten.
- Auf „Speichern“ klicken.
Hinweis
Diese Schalter kann nur ein Besitzer ändern. Berichte mit dem Umfang „Mit Messwerten“ benötigen zusätzlich den Tarif Ordinoo Plus.
CSV-Exporte
CSV-Exporte erstellen Sie direkt in den jeweiligen Bereichen — bei „Anlagen“, „Dokumente“, „Mitarbeiter“ und „Aktivitäten“ über deren „Exportieren“-Schaltfläche. Jeder dieser Exporte übernimmt die dort aktiven Filter. Auch für sie gelten die beiden Schalter oben.
Hinweis
Ein einstellbares Standardformat gibt es nicht: Das Format ergibt sich aus dem Ort — Prüfberichte sind immer PDF, die Bereichs-Exporte immer CSV.
Persönlicher Datenexport (DSGVO)
Jede angemeldete Person kann eine Kopie ihrer persönlichen Daten herunterladen — unabhängig von der Rolle und unabhängig von den Export-Schaltern oben.
- Einstellungen öffnen (Benutzermenü oben rechts → „Einstellungen“).
- Zum Abschnitt „Berichte und Daten“ scrollen.
- Ganz unten unter „Persönlicher Datenexport“ auf „Daten exportieren“ klicken — die Datei wird heruntergeladen.
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