Dokument anlegen
In der Dokumentenbibliothek legen Sie betriebliche Unterlagen, Richtlinien und Nachweise an. Im Formular setzen Sie Bezeichnung und Verantwortliche:n sowie einige optionale Angaben.
Schritt für Schritt
- In der Seitenleiste auf „Dokumente“ klicken.
- Rechts oben auf „Neues Dokument“ klicken (solange noch keines existiert, heißt der Button „Erstes Dokument anlegen“).
- Im Abschnitt „Allgemein“ das Pflichtfeld „Bezeichnung“ ausfüllen (z.B. „Brandschutzordnung Teil B“).
- Das Pflichtfeld „Verantwortlich“ ausfüllen (z.B. „Thomas Müller“).
- Im Abschnitt „Datei“ die eigentliche Datei hinzufügen — per Klick, Drag-and-drop oder Einfügen aus der Zwischenablage.
- Optional im Abschnitt „Eigenschaften“ „Labels“ auswählen und ein „Gültig bis“-Datum setzen sowie eine „Beschreibung“ eingeben.
- Auf „Speichern“ klicken — danach werden Sie zur Dokumentenliste zurückgeleitet.
Welche Felder es gibt
- „Bezeichnung“ — Pflichtfeld, Freitext für den Dokumentnamen.
- „Verantwortlich“ — Pflichtfeld, die Person, die das Dokument betreut.
- Datei (optional) — die eigentliche Unterlage. Erlaubt sind PDF, JPG, PNG und WebP bis 20 MB; pro Dokument genau eine Datei.
- „Labels“ (optional) — Mehrfachauswahl aus vorhandenen Labels zum Gruppieren.
- „Gültig bis“ (optional) — Ablaufdatum; leer lassen, falls das Dokument nicht abläuft.
- „Beschreibung“ (optional) — mehrzeiliges Textfeld für Kontext oder Hinweise.
Hinweis
Ein Dokument geht auch ohne Datei — dann ist es nur ein Eintrag mit Frist und Verantwortlichem. Jede Bearbeitung erzeugt eine neue Version, unabhängig davon, ob Sie die Datei ersetzen, entfernen oder unverändert lassen; ältere Versionen behalten ihre Datei.
Hinweis
Ein neu angelegtes Dokument hat den Status „Entwurf“, bis ein Besitzer es freigibt. Ein Kategorie-Feld gibt es nicht — zum Einordnen dienen die Labels. Auch den Status setzen Sie nicht selbst: Er wird aus dem „Gültig bis“-Datum und der Freigabe der neuesten Version berechnet.
Tipp
Setzen Sie das „Gültig bis“-Datum für ablaufende Nachweise wie Prüfberichte oder Zertifikate. So erkennt Ordinoo automatisch, wenn eine Überprüfung fällig oder das Dokument abgelaufen ist, und erinnert rechtzeitig daran.
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