Qualifikationen & deren Status

Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Seite mit seinen Qualifikationen, deren Verlauf und den zuletzt durchgeführten Prüfungen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Qualifikationen pflegen und wie Ordinoo ihren Status berechnet.

Status einer Qualifikation

Den Status berechnet Ordinoo allein aus dem Datum „Gültig bis“ — Sie setzen ihn nicht selbst:

„Gültig“ — bis „Gültig bis“ sind es noch mindestens 30 Tage.
„Läuft bald ab“ — „Gültig bis“ liegt in den nächsten 30 Tagen oder ist bereits verstrichen, aber höchstens 90 Tage.
„Abgelaufen“ — „Gültig bis“ liegt mehr als 90 Tage zurück.

Achtung

Eine Qualifikation, deren Datum gerade verstrichen ist, steht also bis zu 90 Tage lang noch auf „Läuft bald ab“ und nicht auf „Abgelaufen“. Maßgeblich ist das Datum bei „Gültig bis:“ auf der Karte. Im Abschnitt „Prüfhistorie“ ist ein solcher Eintrag dagegen schon ab dem Tag nach „Gültig bis“ als „Abgelaufen“ markiert.

Status eines Mitarbeiters

Ein Mitarbeiter trägt den schlechtesten Status seiner aktuellen Qualifikationen. Hat er gar keine Qualifikation erfasst, steht er auf „Offen“ — „Offen“ ist also ein Status der Person, nicht einer einzelnen Qualifikation.

Auf der Mitarbeiterliste zählen die Status-Kacheln „Gültig“, „Läuft bald ab“, „Abgelaufen“ und „Offen“, wie viele Mitarbeiter sich im jeweiligen Status befinden.

Die Seite eines Mitarbeiters

„Qualifikationen“ — die aktuellen Qualifikationen mit Status, „Erworben:“, „Gültig bis:“ und — falls vorhanden — „Zertifikat:“.
„Prüfhistorie“ — der Verlauf je Qualifikationsart, mit den Markierungen „Aktuell“, „Erneuert“ und „Abgelaufen“.
„Zuletzt durchgeführte Prüfungen“ — die Prüfungen, bei denen dieser Mitarbeiter als Prüfer eingetragen ist.

Qualifikation erfassen

Öffnen Sie „Mitarbeiter“ und klicken Sie auf eine Karte oder Zeile.
Klicken Sie im Abschnitt „Qualifikationen“ auf „Qualifikation erfassen“.
Wählen Sie die „Qualifikationsart“. Ist noch keine angelegt, öffnet der Dialog direkt die Felder dafür — Bezeichnung, Gültigkeit in Monaten und optional ein „Kürzel“; Vorschläge wie „Erste Hilfe“ oder „Staplerschein“ füllen beides vor und bleiben änderbar. Weitere Arten legen Sie über „Neue Art anlegen“ an.
Tragen Sie das Erwerbsdatum ein. Ordinoo berechnet „Gültig bis“ daraus und aus der Dauer der Qualifikationsart und zeigt das Ergebnis vor dem Speichern an.
Optional: „Zertifikatsnummer“ ergänzen, dann auf „Speichern“ klicken.

Hinweis

Die Gültigkeitsdauer einer Qualifikationsart legt Ihr Betrieb fest — Ordinoo prüft sie nicht gegen Vorschriften.

Korrigieren, erneuern, entfernen

Korrigieren: Ein Tippfehler im Erwerbsdatum oder in der Zertifikatsnummer? Klicken Sie auf der Karte der Qualifikation auf das Stift-Symbol. Im Dialog „Qualifikation korrigieren“ ändern Sie beides; die Qualifikationsart bleibt fest.
Erneuern: Hat jemand eine Schulung wiederholt, erfassen Sie über „Qualifikation erfassen“ einen neuen Eintrag derselben Art mit dem neuen Erwerbsdatum. Ab dann zählt der neue Eintrag; der alte bleibt in der „Prüfhistorie“ als „Erneuert“ erhalten.
Entfernen: Über das Papierkorb-Symbol auf der Karte und „Entfernen“ im Dialog „Qualifikation entfernen“. Der Eintrag verschwindet damit auch aus der Prüfhistorie.

Erinnerungen und Kalender

Ordinoo erinnert die Besitzer Ihrer Organisation an ablaufende Qualifikationen: 30 Tage und 7 Tage vor „Gültig bis“ sowie am Ablauftag. Ab Werk kommen diese Erinnerungen in der App an; ob zusätzlich per E-Mail, stellt ein Besitzer in den Einstellungen unter „Benachrichtigungen“ bei „Qualifikations-Erinnerungen“ ein.

Im Kalender erscheinen anstehende Erneuerungen am jeweiligen „Gültig bis“-Datum. Über den Filter „Qualifikationen“ blenden Sie sie ein oder aus.

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